Elke week hetzelfde: bankafschrift open, facturen ernaast, en regel voor regel kijken welke betaling bij welke factuur hoort. Het is saai werk waar snel fouten in sluipen. Het kan ook automatisch.
Wat is matchen met openstaande posten?
Bij het matchen koppel je een binnengekomen betaling aan de factuur die daarmee wordt voldaan. De meeste boekhoudpakketten doen dat deels zelf. Zodra er afwijkingen zijn, zoals een deelbetaling, een betaling voor meerdere facturen of een ontbrekend factuurnummer, valt het toch weer terug op handwerk.
Hoe automatisch matchen werkt
Een geautomatiseerd proces vergelijkt elke bankmutatie met je openstaande facturen:
- Factuurnummer in de omschrijving: de sterkste match, die direct wordt gekoppeld.
- Bedrag en klantnaam: als het nummer ontbreekt, kijkt het naar bedrag, rekeninghouder en datum.
- Twijfelgevallen: deelbetalingen en samengevoegde betalingen gaan als korte lijst naar jou om te bevestigen.
Wat zeker is gaat vanzelf, en jij beoordeelt alleen de uitzonderingen. Daarmee verdwijnt het grootste deel van het afletteren.
Wat het oplevert
- Minder uren kwijt aan administratie, zeker aan het einde van de maand.
- Een actueel beeld van wie nog moet betalen, zonder eerst te hoeven afletteren.
- Herinneringen die alleen naar klanten gaan die écht nog openstaan.
Koppel het aan herinneringen
Matchen werkt het best samen met automatisch debiteurenbeheer: zodra een factuur is betaald, stopt de herinnering. En blijft hij openstaan, dan gaat er automatisch een herinnering uit in jouw toon en huisstijl.
Waar begin je?
Begin met het pakket dat je al gebruikt. Als je boekhouding een koppeling (API) heeft, is het meestal goed te regelen, zie ook systemen koppelen. Wil je weten wat het bij jou oplevert? Plan de gratis scan.
