Wat kost maatwerk software laten ontwikkelen?
Geen vaste prijslijst, want elk project is anders. Wel duidelijke afspraken vooraf. Dit is wat de kosten van maatwerk software en bedrijfssoftware bepaalt en hoe je grip houdt op het budget.
Waarom een vaste prijs vooraf zelden klopt
Wie software wil laten maken zoekt vaak eerst naar de prijs. Begrijpelijk, maar een getal zonder context is misleidend. Twee bedrijven die allebei een CRM willen, kunnen totaal verschillende dingen bedoelen, met andere koppelingen, andere rollen en een andere hoeveelheid data.
Daarom beginnen wij met de gratis automatiseringsscan. In twee uur brengen we je proces in kaart en weet je wat er mogelijk is, wat het oplevert en wat het ongeveer kost. Dat is eerlijker dan een aantal dat niet aansluit op jouw situatie.
Dit bepaalt de kosten van software laten ontwikkelen
Omvang en scope
Een tool voor één proces is iets anders dan een systeem voor je hele bedrijf. Hoe duidelijker je afbakent wat erin moet, hoe beter te voorspellen wat het kost.
Aantal gebruikers en rollen
Werkt alleen jij ermee, of ook je team, klanten en leveranciers? Meer rollen betekent meer rechten, schermen en testen.
Koppelingen met andere systemen
Koppelingen met je boekhouding, webshop of ERP vragen extra werk. Sommige pakketten hebben een goede API, andere niet, en dat maakt verschil.
Data overzetten
Bestaande gegevens uit Excel of een oud systeem moeten schoon mee. Dat is vaak meer werk dan verwacht, maar voorkomt problemen later.
Ontwerp en gebruiksgemak
Software die je team graag gebruikt vraagt aandacht voor ontwerp. Dat scheelt training, fouten en weerstand.
Hosting, beheer en onderhoud
Software is nooit af. Er zijn updates, back-ups en af en toe een uitbreiding. GeekBuddy kan het hosten en beheren, zodat je er geen omkijken naar hebt.
Drie manieren om te beginnen
Het budget hangt sterk af van hoe je het aanpakt. Dit zijn de routes die wij het vaakst zien.
Klein en gericht
Eén proces of één ergernis oplossen, zoals een koppeling of een eigen werkbon-app. Snel klaar en snel terugverdiend.
Uitgebreid systeem
Een CRM of orderomgeving met meerdere modules en koppelingen. Dit bouwen we stap voor stap, zodat je al snel werkt met een eerste versie.
Groeimodel
Beginnen met een kern en uitbreiden op basis van gebruik. Zo houd je grip op het budget en bouw je alleen wat je echt nodig hebt.
Maatwerk of standaard: wanneer verdient het zich terug?
Een standaardpakket lijkt goedkoper omdat je klein begint, maar de licenties gaan per gebruiker en per maand door. Maatwerk kost vooraf meer, maar kent geen abonnement per gebruiker en past precies op je proces.
Hoe groter je team en hoe specifieker je proces, hoe eerder maatwerk zich terugverdient. Past een pakket grotendeels? Dan raden we dat gewoon aan. Lees ook welke CRM-pakketten er zijn en wat de voor- en nadelen zijn.
Rekenvoorbeeld: licenties over 5 jaar
Ter illustratie, met aannames: 15 gebruikers die elk € 45 per maand betalen voor een standaardpakket.
- 15 gebruikers × € 45 × 12 maanden = € 8.100 per jaar
- Over 5 jaar: € 40.500, en elke nieuwe collega komt erbij
Reken dit met jouw eigen aantallen door en zet er de uren handwerk naast die je nu kwijt bent. Dat is het bedrag waartegen een maatwerk-voorstel moet opboksen. In de scan doen we die berekening samen.
Zo houd je het budget onder controle
- ✓ Begin klein met het proces dat de meeste tijd kost en breid pas uit als dat werkt.
- ✓ Leg vooraf vast wat er wel en niet in zit. Dat voorkomt discussie en verrassingen achteraf.
- ✓ Vergelijk over meerdere jaren, niet alleen de start. Abonnementen per gebruiker lopen door.
- ✓ Kies een bouwer die blijft: onderhoud, hosting en doorontwikkeling horen erbij.
- ✓ Laat eerst uitrekenen wat de huidige werkwijze je kost. Dan zie je wat verbetering oplevert.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om maatwerk software te laten ontwikkelen? +
Dat hangt af van de omvang, het aantal gebruikers, de koppelingen en de data die mee moet. Na de gratis scan van 2 uur weet je wat er mogelijk is, wat het oplevert en wat het ongeveer kost.
Waarom noemen jullie geen vaste prijs? +
Omdat een getal zonder context misleidt. We maken eerst duidelijk wat er wel en niet in zit, en geven daarna een voorstel dat past bij jouw situatie.
Zijn er ook doorlopende kosten? +
Software vraagt onderhoud, updates en hosting. Wij kunnen dat voor je verzorgen, zodat je een vast aanspreekpunt hebt en zelf geen beheer hoeft te doen.
Is maatwerk duurder dan een standaardpakket? +
Vooraf meestal wel, maar je betaalt geen licentie per gebruiker per maand. Over meerdere jaren en bij een groeiend team kan maatwerk goedkoper uitpakken.
Hoe kan ik de kosten beheersbaar houden? +
Begin klein, leg de scope vooraf vast en bouw stap voor stap uit. Zo zie je snel resultaat en houd je zelf de regie.
Weten wat het voor jou kost?
Plan de gratis automatiseringsscan en krijg een eerlijk beeld van wat er mogelijk is en wat het oplevert.
